Welke gegevens mag mijn werkgever opnemen in mijn personeelsdossier?

Antwoord

De hoofdregel is dat uw werkgever alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In uw personeelsdossier bewaart uw werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met u te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan uw werkgever zijn beslissingen over u kan onderbouwen. Bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.
Sommige gegevens heeft uw werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Uw werkgever mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:

  • klachten;
  • waarschuwingen;
  • verzuimfrequentie (hoe vaak u er niet bent);
  • een kopie van uw identiteitsbewijs;
  • uw burgerservicenummer (BSN);
  • persoonlijke werkaantekeningen van uw leidinggevende.
  • Medische gegevens mag uw werkgever in principe niet opnemen in uw personeelsdossier.

Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
Uw werkgever hoeft verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken niet in uw personeelsdossier op te nemen. Deze verslagen kunnen ook apart worden bewaard bij uw direct-leidinggevende. Dergelijke verslagen dienen namelijk een specifiek doel en vallen daardoor niet automatisch onder de personeelsadministratie.

Datum: 9 januari 2018
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens