Kamerbrief Advies Bureau ICT-toetsing UWV project Datafabriek

09-11-2020

Het Bureau ICT-toetsing (BIT) heeft in de periode tussen januari en mei 2020 onderzoek verricht naar het UWV-project Datafabriek en heeft op 12 oktober het definitieve advies opgeleverd. Het BIT geeft een aantal concrete aanbevelingen om de projectaanpak aan te passen. Met deze brief bied ik u het BIT-advies aan vergezeld van mijn reactie hierop.

Ik beschouw het BIT-advies als waardevol en dank het BIT voor het uitbrengen hiervan. UWV heeft in de afgelopen periode reeds acties in gang gezet, onder andere op het gebied van de projectsturing en het kort-cyclisch realiseren van informatieproducten, die invulling geeft aan de adviezen van het BIT. De bevindingen van het BIT ziet UWV dan ook als een goed signaal en een steun in de rug om door te gaan met de in gang gezette acties.

De afgelopen maanden heeft UWV zich ingespannen om het BIT een grondig beeld te geven van de reden waarom en de wijze waarop UWV werkt aan het vervangen van de huidige datawarehouses en de realisatie van het Data Integratie Magazijn (DIM) door middel van het project Datafabriek. Het project levert een bijdrage aan de stabiliteit en continuïteit van de bedrijfsprocessen, externe rapportages en gegevensleveringen. Verbetering en vereenvoudiging van de technologie stelt het UWV in staat om de kwaliteit van de bedrijfsprocessen beter te ondersteunen en de informatievoorziening aanzienlijk te verbeteren.

UWV deelt de observatie van het BIT dat een spoedige uitfasering van de bestaande datawarehouses wenselijk is en dat risico’s op vertraging moeten worden beperkt.

Het BIT-advies bestaat uit twee hoofdpunten:
1. Geadviseerd wordt om alle activiteiten die essentieel zijn voor het succes van het project onder aansturing te brengen van het project Datafabriek, zodat UWV meer grip krijgt op de voortgang van het project;
2. Geadviseerd wordt om de ontwikkelaanpak die het project hanteert, aan te passen en te richten op het frequent in gebruik nemen van opleveringen van afnemersproducten, zodat het project sneller businesswaarde gaat leveren.

Hieronder sta ik stil bij de aanbevelingen van het BIT en licht toe hoe UWV hier opvolging aan geeft.

Zorg dat gestuurd kan worden op essentiële afhankelijkheden en daarmee op resultaat

UWV neemt het advies van het BIT over en centraliseert de aansturing. Hierbij krijgt de opdracht gevende directeur nog nadrukkelijker de bevoegdheid om besluiten te nemen ten behoeve van het beoogde projectresultaat bij conflicterende belangen binnen de UWV-organisatie. Dit betekent dat de directeur Gegevensdiensten directe opdrachten kan (en moet) geven aan directeuren in de lijn. Waar nodig stemt hij dit vooraf af met de (portefeuillehouder) Raad van Bestuur. Hierbij wordt hij ondersteund door het programma DIAscoop, waaronder het project valt. De activiteiten die nodig zijn voor de invulling van deze eindverantwoordelijkheid worden opgeknipt in behapbare en goed bestuurbare brokken die door de afnemer snel gevalideerd kunnen worden.

Het BIT stelt dat het project de invulling van diverse AVG-eisen buiten scope heeft geplaatst. UWV benadrukt dat weliswaar niet alle AVG-eisen met betrekking tot de aangeleverde data onder de directe verantwoordelijkheid van het project Datafabriek vallen, maar dat alle AVG-eisen wel door UWV worden geïmplementeerd. Bij de verwerving van de benodigde softwaresuite is een uitgebreid pakket aangeschaft waarmee invulling gegeven kan worden aan de eisen van de AVG.

Verander de ontwikkelaanpak en pas planning en sturing daarop aan

Het BIT adviseert om de ontwikkelaanpak aan te passen door niet alles eerst volledig generiek uit te werken, maar juist te streven naar snelle, kort-cyclische oplevering van de informatieproducten op basis van ‘goed genoeg’ bouwblokken. Hiermee kan een planning worden gemaakt, waarop beter gestuurd kan worden. De ontwikkeling van de vier door het BIT beschreven bouwblokken is op het moment van uitbrengen van het BIT-advies afgerond. De vier bouwblokken bevinden zich in de systeemtestfase. Hier nu mee stoppen en via andere weg verder gaan, zou een desinvestering betekenen en de essentie van de aangeschafte tool terzijde schuiven. Voor het vervolg (m.i.v. januari 2021) van het project wordt een ombuiging doorgevoerd, waarmee het advies om te zorgen voor snellere oplevering van waarde voor de business wordt opgevolgd. Het huidige project zal voor de volgende fasen worden ‘opgedeeld’ in afzonderlijke projecten, te weten:
a. Eén project voor de bronontsluitingen van alle bronsystemen, inclusief de voor DIM benodigde metadata/leveringsovereenkomsten. Hierdoor wordt de ‘fall-back’ gerealiseerd en tevens de basis gelegd voor een UWV-breed analyseplatform en de doorontwikkeling van datakwaliteit.
b. Drie projecten elk samengesteld als een multidisciplinair team, dat zich richt op de afnemersproducten (end to end benadering), werkend volgens de Agile methode (dus gericht op gezamenlijk bereiken resultaat), in afgebakende scrumperiodes van een halfjaar en in volgorde van de afgesproken migratiestrategie (DWH3.0, DWH2.0 en DWH1.0). Een van deze drie projecten zal zich specifiek richten op de coördinatie van de bedrijfsonderdelen UWV waarvoor de afnemersrapporten sturen en verantwoorden worden gemaakt. Hiermee wordt bereikt dat kort-cyclisch producten worden opgeleverd, de afnemersrapporten direct binnen de scope van het project komen en kan worden geëvalueerd over het bereikte resultaat.

Door de projecten gerealiseerde producten (zowel bron als afnemers) worden direct na realisatie overgedragen aan de uitvoerings- en beheersorganisatie bij de divisie Gegevensdiensten en aan de afnemers. Hiermee komt de “nieuwe organisatie” ook gelijk in positie (voor onderhoud, relatie tussen beheerder Gegevensdiensten en de afnemers, en voor nieuw te ontwikkelen producten). Conform het BIT-advies wordt hiermee het aantal overdrachtsmomenten beperkt en wordt het project ingericht op het zetten van kleinere en kort-cyclische stappen, met als gevolg een snellere oplevering van informatieproducten. UWV zal zijn planning hierop herijken.

Het BIT stelt voor om één globale integrale planning voor het uitfaseren van DWH 3.0 en 1.0 op te stellen en hier ook het migreren naar het datacentrum van DXC in op te nemen. UWV neemt het advies van het BIT over en zal zijn globale planningen herijken en meer integraal neerzetten. UWV zal de implementatie van de nieuwe Datafabriek binnen de divisie Gegevensdiensten, alsmede de fysieke uitfasering van de oude DWH’s onderbrengen in afzonderlijke projecten. Daarnaast zal UWV ook de aspecten opnemen die het BIT benoemt, zoals evaluatie- en heroverwegingsmomenten en rekening houden met de planning van de migratie naar het datacentrum van DXC.

Het BIT adviseert dat project Datafabriek voor het eind van het jaar moet laten zien dat het wel degelijk resultaten kan leveren door zorg te dragen dat:
- de OTAP-straat op de kortst mogelijke termijn beschikbaar is;
- de uitgangspunten voor schaalbaarheid en foutafhandeling uiterlijk in augustus 2020 beschikbaar zijn;
- de aansluitingen op de bestaande datawarehouses zonder aanpassingen worden overgezet naar het DIM, tenzij dit echt niet anders kan;
- de eerste rapportage uiterlijk eind 2020 is geïmplementeerd.

UWV gaat in fase 4 van het project verschillende zaken opleveren. De OTAP-straat is conform planning faseplan 4 inmiddels geïnstalleerd en begin oktober in beheer genomen. De benodigde systeemreleases die nodig zijn voor de aanpassing van de bronsystemen voor de komende fase zijn vastgesteld en de daadwerkelijke aansluiting op het nieuwe DIM is gepland. Eind 2020 zal het eerste afnemersproduct zijn gerealiseerd. UWV komt eind december met een herijkt projectplan waarin rekenschap aan de BIT-adviezen wordt gegeven. Mijn ministerie zal meegenomen worden in dit plan.

Het BIT adviseert om het project periodiek voortgang te laten rapporteren op basis van percentage afgerond werk afgezet tegen bestede kosten en in te grijpen indien substantieel wordt afgeweken van de planning. UWV heeft in mei 2020 de verantwoording door het project herijkt. Sinds de rapportage van mei hanteert het project een productgerichte aanpak waarbij, op basis van de productendecompositie en bijbehorende productenbeschrijving, wordt gerapporteerd over de voortgang op basis van afgerond werk afgezet tegen bestede kosten. Indien substantieel wordt afgeweken van de planning grijpt de stuurgroep in. De Raad van Bestuur van UWV wordt door middel van de maandelijkse portfoliorapportage meegenomen in de voortgang op dit strategische project.

Tenslotte adviseert het BIT om na het uitzetten van DWH 3.0 te beoordelen of er nog een zakelijke rechtvaardiging bestaat voor vervanging van het veel omvangrijkere DWH 2.0. Indien besloten wordt om door te zetten met die uitfasering, zal UWV de lessen van het uitzetten van DWH 3.0 meenemen in de besluitvorming over het eventueel uitzetten van DWH 2.0.

Ik dank het onderzoeksteam nogmaals voor het advies en de aanbevelingen.

de Minister van Sociale Zaken
en Werkgelegenheid,

W. Koolmees

Bijlagen

Lees hier de Geanonimisserde bijlage bit


bron: Rijksoverheid

Van onze partners

Verhouding Wwft en AVG: de grenzen van het cliëntenonderzoek

→ Lees meer

Inzage- en verwijderingsverzoeken onder de AVG

→ Lees meer

Handboek DPIA's

→ Lees meer

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over privacy, cybersecurity en data. Abonneer op onze gratis nieuwsbrief.

Abonneer