Op sms- en WhatsApp-berichten over bestuurlijke aangelegenheden is de Wob van toepassing. Gemeenten zijn daarom verplicht deze tekstberichten te archiveren. Om gemeenten hierin te ondersteunen heeft de VNG een handreiking uitgebracht.
Tekstberichten via sms- en Whatsapp zijn formele documenten die opgevraagd kunnen worden in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dat was al duidelijk geworden door een uitspraak van de afdeling bestuursrecht van de Raad van State. Het is daarom des te urgenter om deze berichten te archiveren. De bewaartermijnen uit de Selectielijst archiefbescheiden 2020 zijn ook op tekstberichten van toepassing. Om gemeenten te ondersteunen is een handreiking opgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven en het project Grip op informatie.
De handreiking is primair bedoeld voor medewerkers en projectleiders die betrokken zijn bij archivering en informatiebeheer. Het document biedt handelingsperspectief en schetst aanpakken. Bestuurders, raadsleden en ambtenaren die berichtenservices zoals WhatsApp en sms gebruiken, hebben baat bij de stappenplannen voor gebruikers die als bijlagen zijn toegevoegd. Een aandachtspunt is de medewerking van gebruikers: alleen zij hebben toegang tot de berichten. Zij dienen zorg te dragen voor de export van de informatie voor de opname in een recordkeeping systeem.
Om de handreiking in de praktijk te testen gaat VNG Realisatie dit najaar een proeftuin inrichten. Gemeenten kunnen hier pilots uitvoeren voor bewaring van tekstberichten. Er wordt een proefopstelling gemaakt waarin met behulp van software snel en gemakkelijk tekstberichten op een telefoon kunnen worden uitgelezen. En met behulp van artificial intelligence software berichten voor archivering worden geselecteerd. Bestuurders die willen bijdragen aan kennisontwikkeling omtrent de goede archivering van tekstberichten, worden opgeroepen zich hiervoor aan te melden bij André Plat, via het e-mailadres andre.plat@vng.nl.
Bekijk de handreiking van de VNG
