Eén van de vereisten van de AVG is dat organisaties een verwerkingsregister bijhouden. Dit betreft die processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt. De gemeente Amersfoort werkte hard aan de opzet van een verwerkingsregister vanuit een procesinvalshoek. Dit resulteerde in een model waarvan andere gemeenten gebruik kunnen maken.
Het opzetten en bijhouden van een verwerkingsregister is voor gemeenten een omvangrijke en complexe klus. We zien dat diverse softwareleveranciers dergelijke registers aanbieden. Het vullen daarvan is dan echter nog steeds een gemeentelijke taak en uitdaging.
Inhoud register
Het verwerkingsregister treedt in de plaats van de onder de Wet bescherming persoonsgegevens bestaande aanmeldingsplicht voor dergelijke processen. Het register brengt niet alleen de processen in kaart: per proces wordt ook vastgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en welke grondslag daarvoor geldt. Ook is inzichtelijk welke applicaties worden ingezet en de afspraken met leveranciers over de verwerkingen (een verwerkersovereenkomst).
Register Amersfoort
Een groot aantal van de door Amersfoort geïnventariseerde processen komt bij alle gemeenten voor. De gemeente Amersfoort benaderde de VNG om kennis hierover te delen, Amersfoort vervult hierin een voortrekkersrol. VNG Realisatie filterde in samenwerking met de gemeente de specifiek ‘Amersfoortse’ processen uit het register. Het eindproduct is voor alle gemeenten toegankelijk (zie onderaan dit bericht).
Samen realiseren
Inmiddels zien we dat diverse gemeenten het Amersfoortse model gebruiken. De gevolgde procesaanpak is in het ‘fieldlab common ground’ als uitgangspunt gebruikt. Een mooi voorbeeld van ‘Samen Organiseren’ of beter ‘Samen Realiseren’.
Klik hier om de handreiking Register van verwerkingsactiviteiten te bekijken, evenals het verwerkingsregister.
