Rechter: AVG is van toepassing op het personeelsdossier

23-08-2018

ECLI:NL:RBMNE:2018:3624

Lora Mourcous

Voor als er nog twijfels over bestonden, heeft de rechter op 25 juli 2018 (gepubliceerd op 13 augustus 2018) geoordeeld dat een werknemer op grond van de AVG recht heeft op inzage in zijn personeelsdossier.

De werknemer, die op 11 februari 2002 in dienst is getreden, heeft zich op 5 maart 2018 ziekgemeld. Nog geen twee maanden later informeerde de werkgever hem dat hij de auto en telefoon die hij heeft gekregen (geleend), op grond van zijn arbeidsovereenkomst dient terug te geven. De werkgever heeft de auto dringend nodig en de werknemer heeft deze, vanwege zijn arbeidsongeschiktheid, niet meer nodig voor zijn werkzaamheden, aldus de werkgever. Dit heeft de werknemer niet gedaan, waarop de werkgever de kosten voor het huren van een vervangende auto heeft ingehouden op het salaris.

Op grond van de AVG vordert de werknemer om afgifte van (een kopie van) zijn volledige personeelsdossier. De vraag in deze zaak is of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en dienovereenkomstig op het verzoek tot inzage in het personeelsdossier.

De AVG is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Niet duidelijk is of het personeelsdossier van de werknemer in kwestie geautomatiseerd wordt verwerkt, bijvoorbeeld in een online-database of op de computer opgeslagen documenten. Wanneer dat het geval is, valt het personeelsdossier onder de AVG.

Wanneer de documenten in het personeelsdossier van de werknemer echter niet geautomatiseerd worden verwerkt, dient nog te worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als ‘bestand’. Om als bestand in de zin van artikel 4 lid 6 AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Daarvoor is een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste “gestructureerd geheel” houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont.

Ook voor zover het personeelsdossier door de werkgever niet geautomatiseerd wordt verwerkt, is de rechter van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als ‘bestand’ in de zin van de AVG waarmee het dus sowieso onder het toepassingsgebied van de AVG valt.

Op grond van de AVG heeft de werknemer dus onder meer het recht om – wanneer duidelijk is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt – inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt. En daar is de Autoriteit Persoonsgegevens het ook al langere tijd mee eens:

img AP

Meer artikelen van SOLV advocaten

Van onze partners

AVG voor griffiers

→ Lees meer

Privacywetgeving in de opsporing: de Wpg voor BOA's

→ Lees meer

Privacy op de werkvloer

→ Lees meer

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over privacy, cybersecurity en data. Abonneer op onze gratis nieuwsbrief.

Abonneer