Melanie Hermes heeft als advocaat die zich specialiseert in het privacyrecht en het arbeidsrecht veel kennis over privacy op de werkvloer. Wat kan een werknemer doen als de werkgever bezwaar heeft tegen de opname van een gesprek, en welke informatie op basis van research mag een werkgever inzetten tijdens een sollicitatieprocedure? Drie vragen aan Melanie Hermes.
Een werknemer mag gesprekken tussen hem of haar en zijn werkgever (of lees: leidinggevende) opnemen. Soms kan dit voor de werknemer noodzakelijk zijn, omdat bij zwaardere gesprekken emoties spelen en het prettig is om later alles nog eens rustig te kunnen beluisteren. Of het dient als bewijs in een latere ontslagprocedure. Wanneer een werkgever het niet op prijs stelt dat een gesprek wordt opgenomen, dan zou een werknemer dit zelfs zonder toestemming kunnen doen. Toegegeven, dat is niet erg chique en zal de arbeidsrelatie op scherp zetten. Maar zo lang de werknemer zelf deelneemt aan het gesprek, is dit niet verboden. Het is wel verboden zodra het buiten de aanwezigheid van de werknemer gebeurt, bijvoorbeeld wanneer de werknemer zelf even het toilet bezoekt en ondertussen de opname laat doorlopen. Dan is het namelijk afluisteren en dit is strafbaar.
Een werknemer die altijd alle gesprekken met zijn of haar werkgever opneemt, kan daarmee ook de arbeidsverhoudingen doen verslechten. Een werknemer die dit in het verleden deed, omdat hij geen enkel vertrouwen in zijn werkgever had, mocht worden ontslagen wegens een verstoorde arbeidsrelatie.
De werkgever en de werknemer staan in een ongelijke verhouding tot elkaar. De werkgever (of dit nu een organisatie is of één persoon) is doorgaans degene die de touwtjes in handen heeft en die een zekere invloed uitoefent op het personeel. De werknemer heeft daarbij beduidend minder in te brengen en volgt in zekere zin hetgeen de werkgever hem of haar opdraagt. Doordat er sprake is van een ongelijkheid tussen deze partijen, ligt de verwerking die de werkgever verricht extra gevoelig. De werkgever zal extra kritisch moeten bezien of een verwerking onder één van de grondslagen te brengen is, alvorens hiervoor groen licht kan bestaan.
Waar in een minder ongelijke verhouding de grondslag ‘expliciete toestemming’ kan worden ingezet, is dit bij een werkgever-werknemer relatie haast onmogelijk. Het is immers nauwelijks te toetsen of de werknemer werkelijk en vanuit een intrinsieke motivatie zijn of haar toestemming voor gegevensverwerking aan de werkgever heeft verleend, of dat de toestemming werd ingegeven door die ongelijke verhouding. Raak ik mijn baan kwijt als ik nee zeg, verlies ik mijn zich op promotie als ik weiger? Deze vragen zullen eenvoudig opkomen in een werknemer en daarmee een stimulans zijn om toch maar toestemming te geven, ook al heeft de werknemer twijfel. Hierdoor zouden de persoonsgegevens die niet direct verband houden met de arbeidsovereenkomst, niet in het personeelsdossier moeten worden vastgelegd.
Uiteraard betekent dit niet dat werkelijk alleen de gegevens uit de arbeidsovereenkomst door de werkgever kunnen worden verwerkt. Wanneer de werkgever de werknemer bij een pensioenmaatschappij of verzekeraar wenst aan te melden, omdat dit onderdeel is van de arbeidsvoorwaarden, dan zal de werkgever soms dienen te beschikken over de persoonsleden van gezinsleden van de werknemer. Die gegevens komen niet letterlijk uit de arbeidsovereenkomst, maar kunnen wel op goede gronden worden verwerkt.
Een werkgever mag nagaan wat voor vlees hij in de kuip heeft en mag daarom een sollicitant screenen. Dit screenen kan op uiteenlopende wijzen plaatsvinden. De werkgever kan referenties bij een vorige werkgever opvragen, kan wellicht een medische keuring laten plaatsvinden als dit noodzakelijk is voor de functie (denk aan de piloot die over een goed zicht dient te beschikken), maar hij kan ook zelf eens op het internet speuren naar de sollicitant. Wanneer dit laatste zich beperkt tot openbare informatie, zoals te vinden op LinkedIn, dan zal het nog steeds onder screenen kunnen worden geschaard.
Om een sollicitant te mogen screenen, en dus ook op LinkedIn op te mogen zoeken, zijn er een aantal spelregels. Zo moet het de sollicitant allereerst duidelijk zijn op welke wijze hij of zij wordt gescreend. Zo kan de sollicitant nog voordat hij of zij de sollicitatieprocedure ingaat besluiten om een LinkedIn- of Facebook-pagina nog vlug op te schonen. Verder mag de screening in de basis niet op bijzondere persoonsgegevens zien, zoals medische informatie of informatie rondom geloof. Is dit toch noodzakelijk, denk maar weer aan de piloot die over een goed zicht dient te beschikken, dan is het noodzakelijk dat bevoegde organisaties of personen bij de screening worden betrokken. Ook moet de sollicitant op de hoogte worden gebracht van de resultaten van de screening, zodat hierop kan worden gereageerd. Het zou namelijk erg vervelend zijn wanneer er minder prettige zoekresultaten van iemand met een gelijke naam naar boven komen, waarop je als sollicitant wordt afgeserveerd. Dan is het erg prettig om te mogen verduidelijken dat jij die persoon niet bent. Kortom, een potentiële werkgever mag op zich de verkregen resultaten betrekken bij de beslissing om een sollicitant al dan niet in dienst te nemen, maar alleen als de screening volgens de spelregels is verricht.
Op 26 mei verzorgt Melanie Hermes de online workshop 'Privacy op de werkvloer'.
Werkgevers zijn graag op de hoogte van het wel en wee van hun werknemers. Maar hoe ver mogen zij daar in gaan? Wat zijn de mogelijkheden en plichten op het gebied van cameratoezicht, ziekteregistratie en sollicitaties?
In de online workshop ‘Privacy op de werkvloer’ wordt uiteengezet waar alle spelers op de werkvloer aan gebonden zijn als het gaat om privacy van werknemers. Aan de hand van casuïstiek wordt het onderwerp inzichtelijk gemaakt en kunt u hiermee ook daadwerkelijk mee aan de slag.
