Een ondernemingsraad moet over voldoende informatie beschikken om zijn taken goed uit te kunnen oefenen. Om die reden heeft de wetgever voorzien in een recht op informatie voor ondernemingsraden. De regeling hiervoor is opgenomen in de artikelen 31 tot en met 31f van de Wet op de ondernemingsraden (hierna: WOR). Het informatierecht van een ondernemingsraad bestaat eruit dat de ondernemer zowel gevraagd als ongevraagd informatie aan de ondernemingsraad moet verstrekken. Het informatierecht – en dan met name in het kader van adviesprocedures – is regelmatig onderwerp van discussie in juridische procedures.
Een ondernemer moet op grond van de WOR verschillende malen per jaar ongevraagd informatie verstrekken aan de ondernemingsraad. Dit noemen we ook wel het passieve informatierecht van de ondernemingsraad. Zo is de ondernemer verplicht om aan het begin van iedere zittingsperiode schriftelijk zogenoemde basisinformatie te geven (artikel 31 lid 2 WOR). Deze basisinformatie ziet op de juridische en organisatorische inrichting van de organisatie. Het betreft bijvoorbeeld informatie over rechtsvorm van de ondernemer en de statuten van de rechtspersoon, de personalia van commissarissen en bestuursleden, de ondernemers die eventueel deel uitmaken van dezelfde groep als de ondernemer, maar ook de personalia van degenen die feitelijke zeggenschap over de onderneming uitoefenen, inclusief de wijze waarop bevoegdheden tussen die personen zijn verdeeld. Als de basisinformatie tijdens de zittingsperiode wijzigt, dan moet de ondernemer dit zo spoedig mogelijk mededelen (artikel 31 lid 4 WOR).
De ondernemer moet ook uit eigen beweging informatie verstrekken over het financieel-economisch beleid (artikel 31a WOR), het sociaal beleid (artikel 31b WOR) en de arbeidsvoorwaarden in de onderneming (artikel 31d WOR).
De ondernemingsraad heeft naast het passieve informatierecht ook een actief informatierecht. Dit houdt in dat de ondernemer op verzoek van de ondernemingsraad (of de commissies van de ondernemingsraad) tijdig alle inlichtingen en gegevens dient te verstrekken die zij redelijkerwijs nodig hebben voor de vervulling van hun taak. De ondernemer moet de gegevens bovendien schriftelijk aanleveren als de ondernemingsraad daarom verzoekt. Als de ondernemer bang is dat hiermee gevoelige informatie vrijkomt, kan hij een geheimhoudingsverplichting opleggen aan de ondernemingsraad.
Het actieve informatierecht is niet onbeperkt. Criterium is dat de ondernemingsraad (of de commissie) de informatie redelijkerwijs nodig heeft om zijn taak te kunnen vervullen. De ondernemingsraad moet aangeven welke specifieke informatie hij wil hebben en voor welke aangelegenheid hij de informatie nodig heeft. Als de ondernemer meent dat de ondernemingsraad de gevraagde informatie niet nodig heeft, kan hij bezwaar maken tegen het verstrekken van de informatie. In dat geval kunnen partijen de Bedrijfscommissie of de kantonrechter om een oordeel vragen.
Bovenstaande informatierechten ziet op informatie die een ondernemingsraad nodig heeft om zijn taak en bevoegdheden in algemene zin te kunnen uitvoeren. Aan de hand van de informatie kan de ondernemingsraad zich een beeld vormen van de gang van zaken in de onderneming. Ook kan de ondernemingsraad naar aanleiding van de verstrekte informatie gebruik maken van zijn initiatiefrecht (artikel 23 lid 3 WOR).
In het kader van advies- en instemmingstrajecten is goede informatievoorziening ook van groot belang. In een adviesaanvraag moet de ondernemer daarom aangeven 1) wat de motieven voor het voorgenomen besluit zijn, 2) wat de gevolgen voor het personeel zijn en 3) welke maatregelen worden genomen ter ondervanging van die personele gevolgen. In een instemmingsaanvraag moet de ondernemer aangeven watde motieven voor het voorgenomen besluit zijn en wat de gevolgen zijn voor het personeel. Soms verstrekt de ondernemer maar heel weinig informatie en weigert hij op verzoek van de ondernemingsraad meer informatie te geven. De Ondernemingskamer heeft in die situatie meermaals geoordeeld dat het in een adviesprocedure in beginsel aan de ondernemingsraad is om te bepalen welke informatie hij nodig heeft om tot een gegrond advies te komen. Dat betekent dat de ondernemingsraad in de lead is en dat de ondernemer de gevraagde informatie – binnen redelijke grenzen – simpelweg moet verstrekken.[1] Aangenomen wordt dat dit ook geldt in een instemmingsprocedure.
De Ondernemingskamer heeft recentelijk uitgelaten over het recht op informatie.[2] In deze zaak vroeg de ondernemer advies over het voorgenomen besluit tot het opheffing van de functie van magazijnbeheerder. De ondernemer verricht sleepdienstwerkzaamheden en maakt deel uit van een concern. De ondernemer achtte het opheffen van de functie noodzakelijk voor het stroomlijnen van de processen in de onderneming. De ondernemingsraad heeft negatief geadviseerd. Volgens hem is het vervallen van de functie niet in het belang van de onderneming. Volgens de ondernemingsraad is er geen sprake van stroomlijning en maakt het verval van de functie de procedures juist complexer. Bovendien betwijfelt de ondernemingsraad of het besluit tot een kostenbesparing leidt. De ondernemer legt het negatieve advies naast zich neer en besluit tot opheffing van de functie. In zijn besluit gaat hij niet tot nauwelijks in op de berekeningen van de ondernemingsraad inzake de kostenbesparingen.
De ondernemingsraad start een procedure op grond van artikel 26 WOR. Hij vraagt een verklaring voor recht dat de ondernemer bij de afweging van alle betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit. Ter zitting geeft de ondernemer een nadere toelichting over het stroomlijnen van de procedures. Het concern waar de onderneming toe behoort heeft wereldwijd contracten gesloten, waaruit financiële voordelen voortvloeien en waardoor de lokale situatie minder belangrijk wordt. Er is dus een verband tussen het bestreden besluit het concernbelang. De toelichtingen op de beweegredenen zoals gegeven in het bestreden besluit zijn echter dusdanig gebrekkig dat de ondernemer niet in redelijkheid tot het besluit heeft kunnen komen. Dat ter terechtzitting meer duidelijkheid is gegeven doet hier niet aan af. Volgens de Ondernemingskamer komt de toelichting ter zitting namelijk te laat. Het gaat er volgens de Ondernemingskamer immers om dat tijdens het traject van medezeggenschap de beweegredenen voor het besluit aan de ondernemingsraad kenbaar worden gemaakt, zodat de ondernemingsraad die beweegredenen bij zijn advies kan betrekken. De Ondernemingskamer komt dus tot de conclusie dat de ondernemer niet redelijkheid tot zijn besluit heeft kunnen komen, (mede) vanwege het informatiegebrek.
De ondernemingsraad heeft recht op voldoende informatie om zijn taken goed te kunnen uitvoeren. De ondernemer moet toezien op een goed verloop van het medezeggenschapstraject. Onderdeel hiervan is zo volledig en tijdelijk mogelijk verschaffen van informatie aan de ondernemingsraad.
[1] Zie bijvoorbeeld Hof Amsterdam (OK) 18 mei 2004, JAR 2004/164.
[2] Hof Amsterdam (OK) 8 februari 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:435.
Dit artikel is ook te vinden in het dossier Privacy op de werkvloer
Meer artikelen van De Voort Advocaten | Mediators
