Antwoorden op de 10 meest gestelde vragen van zorgaanbieders over UBO-registratieplicht

07-09-2020

Bas van Schelven

Zorgaanbieders moeten per 27 september 2020 hun 'UBO' registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Wat een UBO is, wat er precies moet worden geregistreerd en overige meest gestelde vragen van zorgaanbieders leest u in deze Q&A.

1. Wat is een UBO?

UBO is de afkorting voor Ultimate Beneficial Owner, wat in het Nederlands kan worden vertaald als uiteindelijk belanghebbende. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over de zorgaanbieder. Dit kunnen ook meerdere natuurlijke personen zijn. Wie deze natuurlijke personen concreet zijn, is afhankelijk van de rechtsvorm van de zorgaanbieder.

2. Waarom moeten zorgaanbieders hun UBO registeren?

Nederland is vanwege Europese anti-witwasregels verplicht een register in te voeren waarin voor iedere juridische entiteit centraal wordt bijgehouden wie de UBO is. De Kamer van Koophandel is verantwoordelijk voor het beheer van dit UBO-register, dat per 27 september 2020 wordt opengesteld. Per die datum zijn bijna alle juridische entiteiten in Nederland verplicht hun UBO binnen 18 maanden in dit register te registreren (deadline: 27 maart 2022), zo ook de juridische entiteiten in de zorg.

Het gaat hierbij om een andere UBO-registratie dan bij Vektis. Zorgaanbieders die hun UBO al aan Vektis hebben doorgegeven, moeten per 27 september hun UBO-gegevens dus ook aan de KvK doorgeven.

3. Wie is de UBO van een zorgaanbieder in de vorm van een stichting, coöperatie of vereniging?

Voor zorgaanbieders in de vorm van een stichting, coöperatie of vereniging gaat het om de natuurlijke persoon die:

  • (in)direct meer dan 25% van een eigendomsbelang heeft; of
  • (in)direct meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming tot statutenwijziging kan uitoefenen; of
  • feitelijke zeggenschap heeft

Met 'eigendomsbelang' wordt bedoeld: het recht op uitkering van het vermogen, reserves of een vereffeningsoverschot, bijvoorbeeld door certificaten.

Bij het besluit tot statutenwijziging is niet relevant of dat besluit moet worden goedgekeurd door een ander orgaan van de zorgaanbieder, zoals de raad van toezicht.

De wetgever heeft niet duidelijk gemaakt wat hij met 'feitelijke zeggenschap' bedoelt, maar algemeen wordt aangenomen dat het gaat om (economische) controle over de zorgaanbieder op een andere manier dan via een eigendomsbelang of statutenwijziging. Er is geen percentage genoemd, maar het lijkt logisch dat het om overheersende/doorslaggevende zeggenschap gaat.

4. Wie is de UBO van een zorgaanbieder in de vorm van een BV?

Voor zorgaanbieders in de vorm van een BV gaat het om de natuurlijke persoon die:

  • (in)direct meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang in de BV houdt; of
  • (in)direct andere middelen houdt

De criteria aandelen, stemrechten en eigendomsbelang zijn alternatieve criteria. Als een natuurlijke persoon minder dan 25% van de aandelen houdt maar meer dan 25% van de stemmen, is hij dus een UBO.

Met 'eigendomsbelang' wordt bedoeld: het recht op uitkering van het vermogen, reserves of een vereffeningsoverschot.

Met 'andere middelen' wordt gedoeld op consolidatievoorwaarden uit artikel 2:406 BW. Het gaat hierbij om overheersende zeggenschap. Een voorbeeld is de natuurlijke persoon die als aandeelhouder meer dan 50% van de bestuurders of commissarissen kan benoemen of ontslaan.

5. Wie is de UBO van een zorgaanbieder in de vorm van een maatschap of VOF?

Voor zorgaanbieders in de vorm van een maatschap of VOF, zoals bijvoorbeeld een specialisten-maatschap, gaat het om de natuurlijke personen die:

  • (in)direct een eigendomsbelang van meer dan 25% in de maatschap of VOF houden; of
  • (in)direct meer dan 25% van de stemmen kunnen uitoefenen bij besluitvorming tot wijziging van de maatschaps- of VOF-overeenkomst dan wel bij de uitvoering van de maatschaps- of VOF-overeenkomst anders dan door beheersdaden, voor zover in de overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen staat; of
  • feitelijke zeggenschap heeft

Met 'eigendomsbelang' wordt bedoeld: het recht op uitkering van het vermogen, reserves of een vereffeningsoverschot.

De wetgever heeft niet duidelijk gemaakt wat hij met 'feitelijke zeggenschap' bedoelt, maar algemeen wordt aangenomen dat het gaat om (economische) controle over de zorgaanbieder op een andere manier dan via een eigendomsbelang of wijziging/uitvoering van de maatschaps- of VOF-overeenkomst. Er is geen percentage genoemd, maar het ligt in de rede dat het om overheersende/doorslaggevende zeggenschap gaat.

6. Wie moet als UBO worden geregistreerd als niemand binnen de zorgaanbieder aan de UBO-criteria voldoet?

Als geen enkele persoon voldoet aan de UBO-criteria moet het 'hoger leidinggevend personeel' van de zorgaanbieder worden geregistreerd. Deze personen heten 'pseudo-UBO.'

In principe worden alle statutair bestuurders van de zorgaanbieder geregistreerd als pseudo-UBO. Een uitzondering geldt voor zorgaanbieders in de vorm van een maatschap of VOF. Omdat ze geen statutair bestuur hebben, moeten ze alle maten/vennoten registreren als pseudo-UBO.

Bij een doorsnee zorgstichting met meer dan drie statutair bestuurders, moeten dus alle statutair bestuurders worden geregistreerd als pseudo-UBO.

Een ander voorbeeld van pseudo-UBO's zijn de maten van een medisch specialistisch bedrijf dat heeft gekozen voor het transparante model en dus de vorm van een maatschap heeft. Bij een MSB in de vorm van een coöperatie moeten daarentegen niet de leden worden geregistreerd, maar alle statutair bestuurders.

Het komt voor dat de bestuurder van een zorgaanbieder of een maat/vennoot niet een natuurlijke persoon is maar een rechtspersoon, bijvoorbeeld binnen zorgconcerns of een PH-BV binnen een specialisten-maatschap. In dat geval wordt iedere natuurlijke persoon die bestuurder is van die rechtspersoon-bestuurder geregistreerd als pseudo-UBO.

7. Welke gegevens van haar (pseudo-)UBO moet een zorgaanbieder registreren?

Een zorgaanbieder moet de volgende gegevens van haar (pseudo-)UBO registreren:

  • BSN-nummer
  • Volledige naam, geboortemaand – en jaar, woonland en nationaliteit
  • Geboortedag, geboorteplaats, geboorteland en woonadres
  • Aard en omvang van het gehouden economisch belang

8. Hoe registreert een zorgaanbieder haar (pseudo-)UBO?

De Kamer van Koophandel schrijft de komende periode alle zorgaanbieders aan met het verzoek uiterlijk 22 maart 2022 haar (pseudo-)UBO in te schrijven. Dit kan online (www.kvk.nl/inschrijven), via de post of via een advocaat/notaris. De KvK brengt geen kosten in rekening voor de UBO-registratie.

Bij de registratie moeten kopieën van documenten worden meegestuurd, op basis waarvan de KvK de gegevens van de UBO's kan controleren, bijvoorbeeld een paspoort en een maatschapsovereenkomst.

Als de KvK een registratie afwijst, kan de zorgaanbieder daar bezwaar en beroep tegen instellen, aangezien het besluit van de KvK een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

9. Zijn de UBO-gegevens voor iedereen in te zien?

Per (pseudo-)UBO zijn de volgende gegevens voor iedereen openbaar:

  • Volledige naam, geboortemaand – en jaar, woonland en nationaliteit
  • Aard en omvang van het gehouden economisch belang.

De bij de KvK ingediende documenten, zoals een paspoort en maatschapsovereenkomst, zijn niet voor iedereen openbaar.

Per (pseudo-)UBO zijn de volgende gegevens alleen in te zien door de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland) en bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, FIOD en AFM:

  • BSN-nummer
  • Geboortedag, geboorteplaats, geboorteland en woonadres.

Deze instanties kunnen ook de bij de KvK ingediende documenten inzien.

10. Wat gebeurt er als een zorgaanbieder haar (pseudo-)UBO niet (op tijd) registreert?

De maximale dwangsom of boete voor het (niet op tijd) registreren van een (pseudo-)UBO is 21.750 euro. Ook is het (in uitzonderlijke situaties) mogelijk dat een gevangenisstraf van maximaal twee jaar of een taakstraf wordt opgelegd.


Meer artikelen van Van Benthem & Keulen

Van onze partners

Cursus: werken aan een privacybewuste organisatie

Na deze afwisselende en interactieve cursus kunnen deelnemers een privacybewustzijnsproces in hun eigen organisatie initiëren.

→ Lees meer

Opleiding Privacy in het sociaal domein - 3 daags

Met deze driedaagse opleiding wordt u opgeleid tot privacy professional in het sociaal domein.

→ Lees meer

Privacy in de zorg

→ Lees meer

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over privacy, cybersecurity en data. Abonneer op onze gratis nieuwsbrief.

Abonneer